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河南大学合同管理办法

录入日期:2014年12月24日     已访问:

河南大学文件

校发〔2014〕281号

河 南 大 学

关于印发《河南大学合同管理办法》的通知

全校各单位:

《河南大学合同管理办法》已经学校研究通过,现予印发,请认真贯彻执行。

二〇一四年十二月十七日

河南大学合同管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范学校合同管理,加强内控制度建设,防范合同风险,维护学校合法权益,促进学校事业健康发展,依据《中华人民共和国合同法》等法律法规,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所称合同是指以河南大学的名义,与其他平等主体的自然人、法人或其他组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议。

第三条 学校对外签订的合同可分为一般合同和重大合同。

一般合同是指合同周期较短(一年以下)、标的金额较小(50万元以下)的合同;重大合同是指合同周期较长(一年以上)、标的金额较大(50万元及以上)或事项重大抑或法律关系复杂的合同。

第四条 学校签订合同,必须遵守国家法律、法规、规章或其他规范性法律文件以及政策等,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,符合学校的相关规定,维护学校的正当权益,任何部门和个人不得利用学校合同损害学校利益。

第五条 学校合同实行统一指导,分级分类归口管理、各负其责的制度。

第二章 合同管理职责

第六条 学校成立合同审查小组对重大合同进行审查。审查小组成员由学校党政办公室、财务处、国有资产管理办公室(以下简称国资办)、审计处、各业务归口职能部门(以下简称归口部门)负责人和学校法律顾问组成,党政办公室主任任审查小组组长。

合同审查小组职责主要包括:

(一)对重大合同和必要的合同进行会签;

(二)对标准合同范本进行审定。

第七条 学校党政办(法制工作办公室)负责合同法律事务工作,主要职责包括:

(一)协调法律顾问对重大合同和必要的合同进行审核;

(二)协调法律顾问参与学校重大合同的谈判和签

订,并召集校内相关部门参与解决合同纠纷与调解、仲裁与诉讼活动;

(三)监督有关合同的履行。

第八条 国资办负责学校合同的统一指导和管理,主要职责包括:

(一)制定标准合同文本,报合同审查小组审定;

(二)审核合同文本格式和主要内容及签订程序;

(三)参与合同纠纷调解、仲裁等活动;

(四)管理合同专用章;

(五)监督和考核合同管理;

(六)合同文本以及相关材料的保管和备案。

第九条 学校各业务归口部门根据其职责范围,分类归口管理相关合同的审核和管理工作。各归口部门主要负责人为合同管理的责任人。归口部门主要职责包括:

(一)对合同项目进行可行性论证,涉及金额10万元及以上的技术服务、技术开发项目须进行风险评估,重大项目或涉及较高专业技术合同条款要聘请有关专家、财会人员和法律顾问参加论证或评估;

(二)审核项目相对方主体资格及信用状况;

(三)审核合同基本条款的完备情况;

(四)审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致,是否符合学校规定;

(五)负责法定代表人授权签署合同及授权管理制度的落实;

(六)对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负有审核责任;

(七)协调处理合同纠纷;

(八)监督合同的履行。

第十条 合同承办单位(人)负责其职责范围内合同的相关工作。主要职责包括:

(一)核对合同相对方的主体资格、资信情况、履约能力以及签约代表的合法身份,并进行调查和验证;

(二)负责合同谈判、起草、会签和履行等工作;

(三)跟踪合同履行情况,根据合同履行中问题,提出解决问题的意见或建议;

(四)对合同项目的经济性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任;

(五)及时上报和处理合同纠纷。

第三章 合同的起草、审查与签订

第十一条 合同的订立除即时结清方式以外,均应采用书面形式。通过传真、信函、电子文件等就合同条款达成协议的,应当签订确认书,确认合同的成立。

第十二条 为规范格式,合同原则上应采用国家或行业标准的合同文本,没有合同文本的,学校国资办统一制定标准合同文本,并经学校合同审查小组审定。

第十三条 承办单位(人)根据学校制定的标准合同文本和学校相关制度要求起草合同。起草合同前需要进行谈判的,应及时向归口部门和国资办报告;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,承办单位(人)应联系学校党政办(法制工作办公室)协调法律顾问参加。

第十四条 合同文本完成后,承办单位(人)应当填写《河南大学合同审批表》,连同合同文本报送归口部门审查,重大合同经归口部门初审,党政办(法制工作办公室)和学校法律顾问提出书面审查意见后,报请项目主管校领导审批。

第十五条 合同涉及到承办单位(人)之外其他部门的,需经其他部门审签。涉及金额5万元及以上的经济利益合同需经校财务、审计部门审签。

校财务部门主要审查经济类合同条款是否符合财税法律、法规、准则规定以及学校有关财经政策和财务管理规定,合同款项支付是否有经费来源保障,资金结算及付款方式是否合理等;审计部门主要审查合同的必要条款是否具备,内容是否合理合法等。

第十六条 各审查单位应在5个工作日内完成会签。重大合同及涉及到预付款项目的要上报该项目主管校领导审定的,可适当延长审批期限。

第十七条 承办单位(人)向国资办报送合同初审稿时,除提供《河南大学合同审批表》外,需按以下要求提供相关材料:

(一)符合学校招标采购管理规定的,需提供招投标文件、中标通知书或招标、谈判纪要等;

(二)其它需要提交的材料。

第十八条 合同文本经审查需要修改的,起草单位应根据有关审查部门的修改建议,及时对合同进行修改,并送相关部门复查通过。合同文本通过审查但在签订前有异动的,应重新审查。

第十九条 根据我校校长书面授权,合同由项目归口部门主要负责人签署。接受校长授权的各部门,应认真落实合同签署授权责任,制订内部合同管理实施细则,明确内部分工,加强内部管理,确保校长授权管理工作落到实处。

涉及个人申请科研项目经费合同(含科研任务书),图书出版类等项目合同,由归口部门根据我校校长授权要求,结合实际情况,制订本部门授权管理细则,研究确定部门授权签署合同人员名单,经本部门主要负责人核准后,将部门授权人员名单、授权范围和授权起止时间等,以书面形式报国资办备案。

第二十条 各类合同统一使用“河南大学合同专用章”。合同文本正式签订后,项目承办单位(人)送国资办审核无误,统一加盖“河南大学合同专用章”。

第四章 合同的履行

第二一条 合同签订后,即具有法律效力,合同承办单位(人)应当遵循诚实信用的原则全面履行合同义务,及时跟踪和了解合同相对方履行合同义务的情况,归口部门应对合同执行情况进行动态监督,督促合同承办单位(人)依法履行合同。

第二十二条 合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应在法定或约定期限内,签订变更或解除合同文本。变更或解除合同,必须采用书面形式并说明变更或解除的理由、变更或解除的条款及事项、履行期限、与原合同的关系等,并按规定的合同审查权限和程序再报批。

第二十三条 合同履行过程中,若对方没有按合同约定履行,承办单位(人)应及时以书面函件形式通知对方,并保存通知证据,必要时听取学校法律顾问的意见或建议,同时应及时将出现的问题、拟采取的措施向归口部门和主管校领导汇报,积极采取措施以防止损失扩大。如发现合同签订或执行过程中存在欺诈等行为,承办单位(人)应立即向主管领导汇报,同时通知财务部门中止付款。

第二十四条 财务部门应根据合同条款及相关部门提供的资产验收、入账等凭据,办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,财务部门不予付款。

第二十五条 合同履行过程中发生纠纷,合同承办单位(人)和归口部门应及时处理。处理时应先协商解决,经协商双方达成一致的,应当订立书面协议;不能协商解决或经协商不成能达一致的,应当在法定的诉讼时效期间内向人民法院提起诉讼;或根据合同约定向仲裁机构申请仲裁。

第二十六条 对需仲裁或法律诉讼程序解决的合同纠纷,归口部门应书面向主管校领导汇报,经主管校领导同意后,由党政办公室召集归口部门、财务处、审计处、国资办、承办单位,以及法律顾问、经济顾问组成处理小组,研究确定该合同纠纷解决的具体方案,参与该纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。合同纠纷处理完毕,相关部门应及时将有关材料归档备查。

第二十七条 合同履行完毕或合同权利义务终止时,承办单位(人)应及时将履行、变更、解除合同的有关资料送国资办存档,

第二十八条 国资办应建立电子和纸质合同档案,指派专人负责管理。合同档案应包括合同文本以及初审稿、合同订立至合同履行完毕时间段内所有与合同有关的文书、资料(包括合同有关的补充协议、会议纪要、书面签证、变更文件、往来信函、文书、电话记录、传真、电报、合同履行记录及索赔报告等)。合同档案应在合同履行完毕15个工作日内按照时间先后顺序编号,整理成册,并按照学校档案管理要求定期移交学校档案馆保管。

第五章 责任追究与奖励

第二十九条 有下列情形之一,未给学校造成损失的,对直接责任者或负有领导责任的负责人进行批评教育;给学校造成经济损失的,由当事人承担相应的赔偿责任,并根据情节轻重追究直接责任人的党纪、政纪责任。

(一)合同承办单位(人)、归口部门未调查或审核对方资信情况,未审查对方主体资格,以致签约被骗的;

(二)违反程序和规定擅自对外签订合同的;

(三)委托代理人超越学校委托权限签订合同的;

(四)应签订书面合同但未签订的;

(五)合同审查部门、合同管理部门、合同承办单位(人)和有关人员没有按本办法的规定履行职责的;

(六)丢失或者擅自销毁、隐匿合同和合同附件,以及合同履行过程中形成的各种函件、单据等相关材料的;

(七)在学校处理合同纠纷的过程中不及时汇报、消极应对或不及时提供必要支持的。

第三十条 未经学校法定代表人书面授权,擅自以学校名义签订合同的单位或者个人,应对该合同承担全部责任。同时,学校将依照有关规定追究责任单位及责任人员的党政纪和经济责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。

第三十一条 学校所属的不具有法人资格的单位或个人擅自对外签订合同的,该单位应对合同承担一切法律责任;给学校造成损害的,学校将追究该单位负责人及有关责任人的行政、经济责任。

第三十二条 在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私,损害学校利益的,学校依据有关规定追究当事人责任。

第三十三条 在合同签订或履行过程中,各相关责任人、部门负责人应认真负责,积极预防,降低风险、避免或减少损失,保障合同依法履行。为学校带来重大利益的,学校将对相关部门和个人予以表彰奖励。

第六章 附 则

第三十四条 学校下属独立法人实体可参照本办法管理合同事务。

第三十五条 本办法中未尽事宜,依据《中华人民共和国合同法》等相关法律、法规执行。

第三十六条 本办法由国资办负责解释,自发布之日起执行。

附件:《河南大学合同审批表》(见下页)

附件 河南大学合同审批表

合同名称

合同编号

合同主体

甲方

申报时间

乙方

丙方

合同总价

承办人或经办人

联系方式

项目承办单位意见

签字: (盖章)

年 月 日

归口管理部门意见

签字: (盖章)

年 月 日

财务处意见

签字: (盖章)

年 月 日

审计处意见

签字: (盖章)

年 月 日

法律顾问意见

(具体修改意见可另附纸)

签字:

年 月 日

国资办意见

签字: (盖章)

年 月 日

项目主管

校 领 导

意 见

签字:

年 月 日

说明:1.一般合同由归口管理部门、财务和审计部门(涉及五万元及以上经济利益类)、国资办进行

审查。重大合同除按一般合同审查外,须经学校法律顾问审查。

2.归口管理部门意见须由部门主要负责人签署意见。

3.审查部门的审核意见应明确、具体,不要使用模糊性语言或只签名字。

4.各审查单位应在5个工作日内完成会签。重大合同要及时上报该项目主管校领导审定。

5.本表作为长期档案保存,要求用蓝墨水钢笔或碳素墨水笔填写清楚,字迹工整。

主办:国有资产管理办公室 督办:校党政办公室

河南大学党政办公室 2014年12月17日印发



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